负责任矿物供应链申诉程序

东莞市宝拓来金属有限公司

负责任矿物供应链申诉程序

1.目的

确保宝拓来原料采购符合《负责任矿物审验流程》要求，认真履行企业社会责任，建立规范、科学、有效的申诉机制，允许任何相关方（受影响人员或举报者）说出与采矿、贸易、加工和出口情况有关的疑虑并得到妥善处理。

2.依据

《负责任矿物审验流程锡和钽的审验标准》、《负责任矿物供应链管理体系》、《供应链政策》。

3.适用范围

本程序适用于本宝拓来的相关方及本宝拓来涉及负责任矿物采购相关工作的部门及人员 。

4.管理机构及职责

宝拓来采购部负责申诉工作的处理。

5.工作程序

5.1申诉信息的收集

l   宝拓来设立联系/申诉电子邮箱，电子邮箱地址：sales@dg-baotai.cn，电子邮箱地址在宝拓来对外公布供应链政策中予以公布，电子邮箱用于接收相关的询问和申诉。

l   工作中接收到的相关方关于负责任矿物供应链的与采矿、贸易、加工和出口情况有关的疑虑方面的信息。

l   信息沟通过程中，应注意保护个人隐私和宝拓来商业秘密。

5.2申诉的内容

相关方对宝拓来的供应链管理提起申诉时，该申诉需包含以下内容：

a)       包含申诉方的名称和联系信息，并由申诉方的法定代表人签字；（宝拓来鼓励具名申诉，也接受匿名申诉）。

b)      具体说明向何种事项提起申诉及理由；

c)       附相关书面证据；

d)      具体说明在提出申诉之前采取了哪些步骤来解决问题；

e)      申诉沟通语言采用中文。

5.3申诉信息的分类

宝拓来需对接收到的询问和申诉信息进行分类识别，申诉信息分为一般信息、特殊/重要申诉信息、不予受理信息。

a)       一般信息：相关方对宝拓来负责任矿物供应链管理的咨询、供方的调查问卷等。

b)      特殊或重要申诉信息：

l   管理不符合RMAP要求的信息；

l   对宝拓来的矿物采购涉及宝拓来识别的高风险区域的信息；

l   对宝拓来的矿物采购不符合宝拓来的供应链政策的信息。

c)       不予受理信息：

l   琐碎的、恶意的、无理取闹的或疑似为获得竞争优势而产生的投诉。

l   没有令人信服的客观证据支持的投诉。

5.4申诉的处理

a)       申诉处理小组工作组应在收到申诉后 10 个工作日内确认收到申诉，在基于申诉是否符合申诉信息分类的基础上确认接受或拒绝申诉。

b)      如果申诉被拒绝，应向申诉方提供书面解释，并记录在申诉登记册中。不得采取进一步行动。

c)       对特殊重要申诉信息由申诉处理小组在决定受理后45个工作日内对上诉或投诉进行调查、审查和裁决。处理小组应尽最大努力在截止日期前完成工作。在极少数情况下可能需要额外的时间。申诉处理小组应采取合理措施，包括召开一次或多次会议，以做出合理决定。这类措施的例子包括:

l   咨询专家

l   请求申诉方或其他人提供更多信息

d)      申诉方不合作可被视为中止该程序的理由。申诉处理小组应协商一致决定是否中止申诉程序。

e)      申诉决定以书面形式传达给申诉方，申诉决定应包含：

l   申诉决定

l   申诉决定是如何以及何时做出的

l   任何新的建议

5.5申诉的记录

申诉工作处理小组办公室应将收到的申诉记录在《供应链申诉应对表》中，包括以下内容:

l   何人何时提交申诉；

l   申诉的类型、问题或主题以及随申诉提交的信息；

l   接受或拒绝决定；

6.员工培训

6.1宝拓来制定年度负责任矿物供应链管理有关知识的培训计划，培训人员包括宝拓来高管及相关部门人员。培训内容包括负责任矿物供应链管理手册、宝拓来供应链政策、工作流程、管理职责等。

6.2宝拓来不定期进行负责任供应链管理培训并保持相关文件、记录。培训形式包括外部培训、内部培训、考察走访。